Tussen Xedule en Somtoday is een automatische roosterkoppeling beschikbaar. Als je het rooster vanuit Xedule in Somtoday wil updaten, dan hoef je enkel vanuit Xedule het rooster te exporteren. De koppeling tussen Xedule en Somtoday doet de rest.

Vanuit het Xedule-rooster kan je de onderstaande activiteiten in Somtoday publiceren:

• lessen en keuzelessen (KWT)
• activiteiten
• toetsen
• stages (BPV)

Voor de keuzelessen (KWT) geldt dat enkel de inschreven leerlingen zichtbaar worden in Somtoday. De docent kan dan in Somtoday zien welke leerlingen zich hebben ingeschreven door de afspraak te openen.

Toelichting

Stap 1 t/m 5: Hoe koppel je Xedule aan Somtoday
Stap 6 t/m 8: Hoe publiceren je de roosters in Somtoday

Handleiding van Xedule
Onderaan deze pagina vind je de handleiding van Xedule, gemaakt door Advitrae (de bouwers van Xedule).

Inrichting in Xedule
Om de  koppeling te kunnen gebruiken, moeten er stamgroepen aanwezig zijn in Somtoday. Ook moeten stamgroepen gevuld zijn met leerlingen. De code van de stamgroep in Xedule moet gelijk zijn aan de stamgroepnaam in Somtoday. 

In Somtoday zijn er Onderwijssoorten: dit zijn de opleidingen in Xedule. Zorg ervoor dat de namen van de opleidingen in Xedule overeenkomen met de Onderwijssoorten van Somtoday. De onderwijssoorten vind je in Somtoday onder Onderwijs > [vestiging selecteren] > Toetsdossiers.

Automatisch klassikale lesgroepen aanmaken in Somtoday

Xedule kan automatisch de klassikale lesgroepen aanmaken. Dit gebeurt vanuit de bestaande koppeling.

De klassikale groepen worden volgens onderstaand zoekpatroon opgezocht. Indien niet gevonden, dan wordt er een lesgroep aangemaakt:

1. zoek lesgroep obv groepsnaam
2. zoek lesgroep obv groepsnaam + vakafkorting
3. zoek lesgroep obv uuid (uniek nummer)
4. maak een klassikale lesgroep aan obv stamgroepnaam + vakafkorting

We gaan we wel vanuit dat het vakaanbod correct is ingericht.

Stap 1: Technische koppeling tussen Somtoday en Xedule (eenmalig)
Ga in Xedule naar Configuratie > Configuratie Somtoday.
Koppel de organisatorische eenheid in Xedule aan een omgeving en vestiging in Somtoday via endpoint, token en vestigingsnaam.
Het endpoint bestaat uit:

De API key mag je als school zelf bedenken, maar deze moet in Xedule en Somtoday wel hetzelfde zijn.

Stap 2: API-token van Xedule opnemen in Somtoday
Ga in Somtoday naar Beheer > Instelling > Features > Xedule koppeling
Geef de Xedule-omgeving een naam en vul de API-token in die je in Xedule hebt staan.

Stap 3: Xedule-instellingen bepalen in Somtoday
Ga in Somtoday naar Beheer > Import en Export > Rooster Xedule webservices.

In dit scherm kies je per vestiging een basisroostertabel en het afspraaktype voor de:

• lessen
• toetsen
• activiteiten
• stages (BPV)

Tip
Door verschillende basisroostertabellen te gebruiken, kun je bijvoorbeeld de toetsen vanuit Xedule gescheiden inlezen ten opzichte van de lessen.

Het voordeel is dat je hierdoor in Somtoday via het basisrooster de toetsen eventueel kunt verwijderen. 

Dit doe je dan door alle ingelezen afspraken (dat zijn dus in dit voorbeeld de toetsen) te verwijderen. 

Ga hiervoor naar Beheer > Onderwijs > Basisrooster > [basisroostertabel selecteren] > klik door Afspraken inzien en selecteer wat je wil verwijderen.

Stap 4: Exporteer de stam- en lesgroepen + de indeling van deze groepen uit Xedule
Ga in Xedule naar Export > Rapportages.

• Exporteer de stam- en lesgroepen. Met deze export worden ook ID's van de groepen geëxporteerd.
• Exporteer de stam- en lesgroepindeling. 

Dit moet in Somtoday worden ingelezen. 

Stap 5: Importeer de stam- en lesgroepen  + de indeling in Somtoday
Ga in Somtoday naar Beheer > Import & Export en importeer de bestanden bij:

• lesgroepen
• lesgroepindelingen
• stamgroepen
• stamgroepindelingen

Door dit te doen, worden ook de groepsID's uit Xedule ingelezen in Somtoday. Op basis van dit ID kan de automatische roosterkoppeling vanuit Xedule de roosters bijwerken in Somtoday. 

Heb je nieuwe groepen aangemaakt in Xedule? Zorg dan ook dat deze in Somtoday komen te staan via de export en import.

Ter info
Mocht er een nieuwe groep (stam/lesgroep) zijn aangemaakt in Xedule en dezelfde naam is in Somtoday bekend maar het benodigde ID ontbreekt, dan zoekt Somtoday toch naar de groep met dezelfde naam. Hiermee voorkomen we kleine foutjes in het gebruik van de koppeling.

Stap 6: Exporteer rooster naar Somtoday (vanuit Xedule)
Ga in Xedule naar Export > [weekselectie maken] > klik op Publiceren Somtoday.

Stap 7: Bepaal of de koppeling tussen de docent en lesgroep gemaakt moet worden
Je krijgt nu de vraag of je de docent/lesgroep-koppeling wil bijwerken in Somtoday.
Dit doe je meestal aan het begin van het jaar bij de eerste export naar Somtoday. Het hoeft niet bij iedere export, want als de koppeling tussen de docent en de lesgroep er eenmaal is in Somtoday, dan hoef je die niet steeds te overschrijven.
Heb je veel wijzigingen (docenten aan lesgroepen gekoppeld die er eerst geen les aan gaven), dan moet je dit vinkje wel aanzetten.

Stap 8: Controleer de status van de export naar Somtoday
Controleer wat in het meldingenscherm van Xedule staat en los de meldingen op.