Samenwerking met Zermelo

De samenwerking met Zermelo heeft geleid tot de mogelijkheid om via webservices gegevens van een ouderavond uit te wisselen tussen Somtoday en het portal van Zermelo3. De voorwaarden voor het gebruik van deze koppeling zijn:

beschikbaarheid van Zermelo3-basis
in het rooster de gegevens van de leerlingen (NAW en lesgroepen) en medewerkers (afkortingen)
beschikbaarheid van Somtoday ELO-accounts voor relaties (ouders/verzorgers)

Welke bijdrage in functionaliteit levert Somtoday?

Alles in één portaal

Via het Zermelo-portal is intekenen en publiceren ook mogelijk. Alle communicatie naar ouders/verzorgers laten lopen via Somtoday ELO heeft een voordeel. De ouderavondplanning kan dan plaatsvinden via het reeds vertrouwde portaal van Somtoday ELO. Er is geen ander portaal nodig met afzonderlijke toegangsgegevens.

Intekenen

Binnen Somtoday hebben we betere gegevens beschikbaar om het proces van intekenen te ondersteunen. Hierbij kun je denken aan de in Somtoday aanwezige informatie van de relaties van een leerling, de gekoppelde leerlingen in een gezin en de gedifferentieerde accounts voor de relaties van leerlingen. Maar ook de actuele stand van zaken van de mentoren van de stamgroepen en de docenten van de lesgroepen zijn in Somtoday beschikbaar. De inrichting gebeurt steeds in de ouderavondplanner, Somtoday kan die uitlezen en verwerken in het aanbod voor het intekenen dat in de ELO beschikbaar komt.

Publiceren

Nadat in de ouderavondplanner binnen Zermelo3 het schema naar tevredenheid is gemaakt, kan de planning via de webservice naar Somtoday worden overgezet/getoond. De planning wordt zichtbaar in de agenda van medewerkers en leerlingen en wordt via de reguliere communicatie in Somtoday als mail verstuurd. Uiteraard blijft printen via een BO-rapportage ook beschikbaar.

Welke functionaliteit blijft in Zermelo3?

Inrichting

Welke dagen, het tijdschema en welke groep leerlingen per datum worden altijd in Ouderavondplanner ingericht. Ook de locaties die voor de ouderavond beschikbaar zijn worden hier ingegeven.

Beschikbaarheid van medewerkers

Medewerkers kunnen uit het roosterbestand worden geïmporteerd of via de webservice. Als medewerkers niet altijd beschikbaar zijn, kan dat in Ouderavondplanner worden ingegeven. Dit beïnvloedt uiteraard direct het optimalisatieproces van de roosterautomaat en leidt mogelijk tot niet planbare aanvragen.

Roosterautomaat

De roosterautomaat is het hart van Ouderavondplanner, de oplossingen worden aan de roostermaker aangeboden. Die beslist of de kwaliteit voldoende is of zal besluiten verder te zoeken (eventueel na aanpassingen). Is de kwaliteit voldoende, dan kan het rooster worden gepubliceerd naar het Zermelo-portal en is dan via de webservice voor Somtoday bereikbaar.

Overzichten voor de organisatie

Overzichten zoals ingeplande medewerkers / gebruikte locaties zijn uitsluitend beschikbaar in Ouderavondplanner.

Somtoday

Koppelen van Somtoday aan het portal van Zermelo

Genereren van API-token in het portal van Zermelo

In het Zermelo-portal kun je bij Koppelingen > Somtoday een API-token aanmaken voor de verbinding met Somtoday.

Feature Zermelo koppeling

Via de servicedesk kun je de feature beschikbaar krijgen in Somtoday. Via Beheer > Instelling > Features > Zermelo koppeling kun je de naam van het Zermelo-portal en het API-token invoeren. Hiermee is een online-koppeling tussen Somtoday en het Zermelo-portal gerealiseerd.

Gebruik van de koppeling

Het proces verloopt in een aantal stappen, in het Zermelo-portal / Zermelo-desktop / Zermelo-ouderavond cliënt en in Somtoday / Somtoday ELO.

Stappenplan proces na vulling Zermelo rooster en portaal

Ouderavond aanmaken in het Zermelo-portal bij Ouders > Ouderavond en publiceren door het vinkje publiceren aan te zetten. Pas dan krijg je de mogelijkheid de uitnodigingen te versturen.
- Zichtbaar in Somtoday bij Leerlingen > Begeleiding> Ouderavonden, aanklikken opent het detailscherm van deze ouderavond waarin de processtappen binnen Somtoday worden getoond.
Via Zermelo-portal naar desktop-cliënt (rooster), het rooster selecteren en bij Beheer > Uploaden van de gegevens van het gekozen rooster naar de nieuwe ouderavond als vulling.
Via cliënt Ouderavond verder inrichten met datum/tijdstippen en tijdsintervallen, deze worden zichtbaar in Somtoday bij Gegevens.
Laatste stand relaties exporteren vanuit Somtoday Beheer > Export & Import > Exports > Verzorgers.
- Inlezen in de ouderavond-cliënt bij Gezinnen > Ouders > Importeren > Somtoday. Hiermee houdt de roosterautomaat rekening met de actuele situatie van de verbanden tussen de leerling(en) en de verzorgers.
Uitnodigingen aanmaken, keuze voor vakdocenten en/of mentoren via lesgroepen of klassikale uitnodigingen.
- De afspraken worden direct gepubliceerd in het Zermelo-portal en in Somtoday zichtbaar als aanbod om te versturen. Daar kies je wanneer de uitnodiging via mail en ELO naar de verzorgers worden gestuurd.
Het invullen door verzorgers wordt ook direct doorgestuurd naar het Zermelo-portal en de tussenstand wordt zichtbaar in Somtoday.
Na sluiting van de intekenperiode kan in Zermelo ouderavond-cliënt worden geroosterd nadat de gegevens van verzorgers zonder ELO handmatig zijn toegevoegd of bij verhindering zijn verwijderd. Ook kunnen eventuele blokkades worden ingevoerd bij medewerkers en verzorgers. Afhankelijk van de schoolkeuze kunnen meerdere tafels per locatie worden ingericht.
Als de afspraken op datum/tijdstip en locatie voldoen aan de kwaliteitseisen kan de ouderavond worden gepubliceerd naar het Zermelo-portal. De afspraken worden in Somtoday beschikbaar gesteld om te worden ingelezen. Daarbij worden mails naar medewerker en verzorgers gestuurd. Voor verzorgers worden de gegevens in de ELO getoond en bij medewerkers en leerlingen in de agenda ingelezen.
Na het eenmalig inlezen van de afspraken en het publiceren via mail en ELO moeten wijzigingen handmatig in Somtoday worden gedaan.
- Bij verhindering van een verzorger kunnen de afspraken via de agenda van de leerling worden verwijderd nadat de betrokken medewerkers via bericht of mail op de hoogte zijn gesteld.
- Bij verhindering van een medewerker kunnen de afspraken via de agenda van de medewerker worden verwijderd nadat de betrokken ouders (leerlingen) via en bericht of mail op de hoogte zijn gesteld.
Nadat de ouderavond is gehouden, kun je in Zermelo het vinkje van publicatie weghalen waardoor de ouderavond niet meer zichtbaar is bij Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden. De gegevens van de ouderavond in de vorm van berichten en agenda-afspraken blijven wel zichtbaar.

TIP 1

Als je bij stap 4 gebruiktmaakt van de export van Somtoday van de laatste stand van de verzorgers, is het belangrijk dat de gezinnen correct zijn samengesteld in Somtoday. Hulpmiddel daarbij is de functionaliteit in Somtoday voor het ontdubbelen van adressen en verzorgers. Deze is te vinden bij Beheer > Controles. Dubbel ingevoerde ouders of adressen die in opmaak kleine verschillen vertonen (21a versus 21A versus 21 a) kunnen zo worden rechtgetrokken zodat de vorming van gezinnen beter verloopt. De roosterautomaat kan hierdoor de afspraken niet laten overlappen.

TIP 2

In het Zermelo-rooster kun je extra medewerkers toevoegen, zoals een afdelingsleider of decaan als die ook in de ouderavond participeren.

TIP 3

In het Zermelo-rooster kun je via Beheer extra vakken toevoegen, zoals mentorgesprek of studiekeuze, als die onderdeel zijn van de ouderavond. Na toevoegen van het extra vak dit vak verbinden met de juiste niveau (Lessentabel > Afdeling- vak koppelingen en vervolgens bij lessentabel één lesuur toekennen) zodat het aan de leerlingen wordt toegekend bij Leerlingen > Vakkenpakket.

TIP 4

Bij een 18+ leerling moet deze toestemming hebben gegeven dat de verzorgers mogen inloggen in de ELO. Deze toestemming wordt aangegeven bij het aanmaken of wijzigen van een account voor de verzorgers.

TIP 5

Voor de verzorgers moet in de ELO de functionaliteit voor nieuwstab en berichten aangezet worden. Dit doe je onder Beheer > Instelling > Features > Somtoday ELO wijzigen.

Somtoday details

Processtappen in SOMtoday

Alle gepubliceerde ouderavonden zijn zichtbaar met hun status bij Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden. In Somtoday onderscheiden we vier processtappen:

Gegevens, hier worden de gegevens van de ouderavond getoond zoals de naam, de datum(s), het maximum van het aantal gespreksaanvragen per leerling en de uiterste datum van intekenen.
Uitnodigingen, hier worden de uitnodigingen getoond als die in Zermelo zijn aangemaakt. Tevens wordt getoond welke ouders/verzorgers geen mailadres en/of ELO-account hebben, zodat de uitnodiging op andere wijze moet verlopen. Hier kies je wanneer je de uitnodiging via Somtoday wil versturen.
Aanvragen, hier wordt in een cirkeldiagram getoond hoe het intekenen verloopt.
Afspraken, hier kunnen de in het Zermelo-portal gepubliceerde afspraken eenmalig worden ingelezen, waarna Somtoday de gegevens via mail en ELO verspreidt. De afspraken worden zichtbaar in de agenda’s van medewerkers en leerlingen.

Statussen in Somtoday bij fases uit het stappenplan

Stappenplan 1

De net gepubliceerde ouderavond wordt zichtbaar in Somtoday bij (1) Gegevens met de status:

Stappenplan 5

De in Zermelo aangemaakte uitnodigingen worden als aanbod zichtbaar bij (2) Uitnodigingen.

Via de datum kies je wanneer de uitnodigingen in Somtoday worden verstuurd en zichtbaar worden in de ELO. De status wordt na verwerking:

Stappenplan 6 Gedurende de periode van het intekenen wordt bij (3) Aanvragen in een cirkeldiagram de voortgang getoond. De status geeft aan of de intekenperiode nog open is of is gesloten.

Stappenplan 8

De in het Zermelo-portaal gepubliceerde afspraken worden aangeboden bij (4) Afspraken. De status is dan:

Als je kiest voor het (eenmalige) inlezen, verstuurt Somtoday mails naar de medewerkers en de verzorgers en leest de afspraken in de agenda in bij leerlingen en medewerkers. De verzorgers krijgen ook in de ELO per leerling een bericht met de afspraken. Na het inlezen heeft de ouderavond de laatste status:

Bijlagen

Zermelo-portaal nog niet in gebruik

Als het Zermelo-portaal nog niet in gebruik is, moeten de standaardstappen van de inrichting worden gedaan. Bij Beheer moeten de tabs van de Portal worden gevuld, zodat de communicatie met het rooster mogelijk kan worden.

Bij gebruikers moeten minimaal de leerlingen en de medewerkers worden ingelezen met behulp van een export uit Somtoday. De verzorgers en de gezinnen worden later automatisch vanuit de eerste ouderavond aan het portal toegevoegd. Hierbij heb je de keuze om dat op basis van de leerlingen (en hun adressen) te genereren of gebruik te maken van de export Verzorgers van Somtoday.

Als het portal alleen als tussenstap voor de webservices naar Somtoday wordt gebruikt, is het verstandig om geen mailadressen te importeren, het Zermelo-portaal bevat controles op unieke mailadressen voor alle gebruikers dus in het verdere proces leveren die soms onverwachte hindernissen op. Voor leerlingen volstaat een export van:

Leerlingnummer (=code) – voornaam – tussenvoegsel – achternaam – straat – huisnummer – postcode – woonplaats

Voor medewerkers volstaat een export van: Afkorting (=code) – voorletters (als voornaam) – tussenvoegsels – achternaam of als alternatief Afkorting (=code) – (aanhef + tussenvoegsel + achternaam)

Let op bij importeren dat de gebruikers direct de juiste rol in het portal krijgen.

Vanuit een Untis-rooster naar een Zermelo-rooster

De desktop van Zermelo (het roosterprogramma) heeft een import voor een Untis-rooster (.gpn). Na het aanmaken van een project kun je via Importeren > GP Units een actueel rooster kiezen dat wordt ingelezen in Zermelo. De inhoud van de gegevens kun je daarna controleren bij Leerlingen > Overzicht.

Zijn alle leerlingen correct meegekomen?

Gegevens zijn via synchroniseren en/of toevoegen met exports vanuit Somtoday te verbeteren. Zermelo vraagt hier om tab-gescheiden bestanden op te slaan.

Leerlingen > Lesgroepindelingen Basis

Hier kun je zien of alle lesgroepen correct zijn gevuld zodat je voor de ouderavond de uitnodigingen via de lesgroepen kan opbouwen. Het rooster bevat immers de correcte relatie leerling-lesgroep – vak – medewerker.
Heb je alleen de leerlingen in de bovenbouw in het rooster meegenomen dan kun je de onderbouwleerlingen inclusief hun stamklas importeren, de klassikale lesgroepen van de onderbouw krijgen dan ook een inhoud van leerlingen

Docenten > Overzicht

Hier kun je alle afkortingen en namen controleren zoals ze in het rooster aanwezig zijn.

Als laatste stap moet je bij Projectbeheer het geïmporteerde rooster nog omzetten naar het type Basisrooster en controleren dat bij Opties (bovenste witte balk) aanstaat dat Deze installatie gebruiken voor het Zermelo Portal.

Vanuit een Masterplan-rooster naar een Zermelo-rooster

De desktop van Zermelo (het roosterprogramma) heeft een import voor een Masterplan-rooster (wbf). Hiervoor zijn ook de bijbehorende .ict-bestanden en het .pet-bestand nodig die in een map bij elkaar moeten staan. Als het Masterplan-rooster geen .ict-bestanden heeft kun je binnen Masterplan een _overig.ict bestand laten aanmaken. Na het aanmaken van een project kun je bij Importeren > Masterplan een actueel rooster kiezen dat wordt ingelezen in Zermelo. De inhoud van de gegevens kun je daarna controleren bij: Leerlingen > Overzicht